Organizacja konferencji wymaga znalezienia odpowiedniego miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Sala konferencyjna powinna być określonej wielkości, dysponować niezbędnym wyposażeniem oraz atrakcyjnie się prezentować, aby pobyt w niej była dla wszystkich uczestników przyjemnym przeżyciem. Jakie elementy warto wziąć pod uwagę poszukując odpowiedniego miejsca na konferencję branżową?
Rozmiar sali konferencyjnej i jej ogólna prezencja
Sala konferencyjna nie powinna być miejscem wybranym przypadkowo. Podczas poszukiwania idealnego lokalu należy wziąć pod uwagę jej rozmiary oraz pamiętać, aby były one dobrze dostosowane do liczby gości, którzy wezmą udział w planowanym wydarzeniu. Wybór zbyt małej lub mało ustawnej sali sprawi, że uczestnicy wydarzenia będą czuli się mało komfortowo, z kolei zbyt duża sala może sprawiać wrażenie pustej, co również nie jest pożądanym efektem podczas organizacji konferencji branżowej.
Istotną kwestię stanowi także sama architektura pomieszczenia oraz dodatkowe elementy, które mogą powodować pewne problemy z widocznością. Obecność filarów, wnęk oraz innych ograniczeń może negatywnie wpływać na możliwość zagospodarowania przestrzeni oraz utrudniać widoczność. Warto zwrócić także uwagę na możliwości ustawienia mebli na sali oraz dostosowania ich układu do charakteru danego spotkania oraz liczby uczestników. Dodatkowymi, istotnymi kwestiami jest także dostęp do światła dziennego, możliwość regulacji jego natężenia oraz dobrej jakości system wentylacji. Oba te czynniki mają bowiem znaczący wpływ na komfort gości oraz ich samopoczucie podczas wydarzenia.
Wyposażenie sali konferencyjnej dostępne na miejscu
Niezwykle istotnym kryterium wyboru odpowiedniego lokalu na konferencję jest obecność sprzętu konferencyjnego. Podstawowymi urządzeniami, którymi powinna dysponować każda sala konferencyjna są projektory, które zapewniają dobrą jakość obrazu nawet przy świetle dziennym. Połączenie projektora z ekranem pozwoli na wyświetlanie wysokiej jakości obrazu, który będzie doskonale widoczny dla każdego uczestnika wydarzenia. Innym, bardzo przydatnym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest także flipchart, który świetnie sprawdzi się zwłaszcza podczas mniejszych spotkań, szkoleń oraz warsztatów prowadzonych w małych grupach.
Wybierając salę konferencyjną warto zwrócić uwagę na obecność wysokiej jakości sprzętu z kategorii audio-wideo. Na miejscu powinien znaleźć się niezbędny sprzęt do nagłośnienia (mikrofony, głośniki itp.), którego obecność zapewni doskonałą słyszalność dla wszystkich gości, nawet tych znacznie oddalonych od prelegenta. Dodatkowym atutem dobrze wyposażonej sali konferencyjnej będzie dostępność na miejscu laptopa, wskaźników laserowych oraz pilota pozwalającego na płynną zmianę slajdów odtwarzanych podczas prezentacji.
Dobrze wyposażona sala konferencyjna powinna ponadto dysponować takimi udogodnieniami, jak klimatyzacja, której obecność docenimy zwłaszcza w lecie oraz dobrej jakości systemem ogrzewania, bez którego trudno wyobrazić sobie udany pobyt w chłodniejszych miesiącach. Dodatkowym elementem, którego obecność docenią zaproszeni goście, będą także miękkie krzesła oraz wygłuszająca kroki wykładzina, które zapewnią wygodę oraz umożliwią skoncentrowanie się w pełni na przekazywanej podczas konferencji wiedzy.
