Sposobów kreowania harmonogramów pracy jest mnóstwo. Generalnie dokonuje się podziału firm na dwie grupy. Pierwsza z nich podchodzi do tematu bardzo poważnie, traktując grafik pracy jako jeden z ważniejszych dokumentów firmowych. Na jego podstawie opracowuje się zapotrzebowanie na obsadę firmy w zależności od sprzedaży, wielkości produktów itp. Druga grupa to przedsiębiorstwa, które borykają się z dużą rotacją pracowników lub brakami kadrowymi i reagują na sytuację przeciwdziałając tylko symptomom, a nie sięgają do środka czyli do odpowiedniego zaplanowania czasu pracy.
Dobry grafik pracy - charakterystyka
Odpowiedni grafik pracy cechuje się tym, że ilość osób zatrudnionych, obejmujących stanowiska odpowiada aktualnym potrzebom firmy, biorąc pod uwagę założenia budżetowe w kontekście kosztów pracy.
Dobrze ułożony harmonogram uwzględnia potrzeby pracowników, by był dopasowany do sytuacji prywatnych tych osób, nie wpływając negatywnie na życie osobiste. Nie jest to zadanie łatwe, branie pod uwagę wszystkich aspektów przy tworzeniu grafiku wymaga wiele trudu. Każde przedsiębiorstwo powinno zaznajomić się z różnymi sposobami tworzenia harmonogramu czasu pracy i wybrać to, które najbardziej będzie odpowiadało specyfice firmy.
Papierowy grafik
To jeden z najstarszych sposobów tworzenia grafików. Dawniej jedynym narzędziem był papier, więc to on był wykorzystywany do tworzenia harmonogramów czasów pracy. Dziś sposób ten jest coraz rzadziej wykorzystywany na rzecz współczesnych, technologicznych rozwiązań. Papierowe tworzenie jest działaniem czasochłonnym, nie wymaga posiadania komputera czy dostępu do sieci. Jego niewątpliwą zaletą jest to, że jest to tania opcja. Tworząc go łatwo można ulec pomyłce, a wszelkie modyfikacje potrafią niejednemu spędzić sen z powiek, przez co staje się bardzo nieczytelny. Osoba, która zajmuje się jego tworzeniem musi być biegła w znajomości Kodeksu pracy, by nie dopuścić złamania pewnych przepisów.
Grafik w programie Word
Tworzenie grafiku w programie komputerowym takim jak Word umożliwia wstawienie tabeli w otwartym dokumencie, w którym możliwe jest wprowadzanie godzin pracy dla osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Zaletą tworzenia grafiku w tym programie jest prosta i szybka modyfikacja. Łatwo dokonuje się poprawek czy formatowania tabeli, dzięki czemu grafik nie traci na swej czytelności. Taki harmonogram zawsze wyglądać będzie estetycznie. Tabela taka umożliwia tworzenie sobie różnych formuł, które zliczą sumę liczby godzin danego pracownika. Plik utworzony w Wordzie możliwy jest do zapisania w chmurze przez co dokonanie modyfikacji poza miejscem pracy jest jak najbardziej możliwe.
Minusem tego sposobu jest to, że program ten jest stworzony głównie do pracy z tekstem, więc kreowanie grafików w ten sposób nie jest takie przyjemne. Każdy tworzący grafik musi wykazywać się dobrą znajomością przepisów Prawa Pracy. Przy tworzeniu kolejnego grafiku trzeba ciągle przeskakiwać do harmonogramu z wcześniejszego miesiąca.
Harmonogram tworzony w Excelu
Tworzenie grafiku w Excelu umożliwia edycję i wpisywanie czasu pracy oraz dokonywanie wszelkich modyfikacji. Atutem tego grafiku jest jego wizualny wygląd. Zezwala na wprowadzanie różnych prostych formuł, które sumować mogą godziny pracy. Plik podobnie jak w Wordzie można zapisać w chmurze i dokonywać zmian niezależnie od miejsca przebywania.
By wykonać funkcjonalny grafik trzeba wykazać się dobrą znajomością tego programu. Tworzony arkusz zwykle ma powiązanie z innymi, przez co można dokonać różnych pomyłek. Osoba tworząca w tym programie musi sama kontrolować normy godzinowe jakie zapisane są w Kodeksie Pracy, więc jednocześnie znajomość tego Kodeksu jest na wagę złota w takim przypadku.
Bardzo podobnym do Excela jest dokument tworzony w Google Docs. Działa na takiej samej zasadzie jak Excel tylko znajduje się w chmurze.
Grafik optymalny
To program do tworzenia harmonogramów pracy online. Przy jego tworzeniu nie trzeba posiadać znajomości Kodeksu Pracy oraz wytycznych GIODO. Optymalizacja takiego grafiku jest niezwykle prosta. Posiada opcje dodatkowe w postaci generowania automatycznych dokumentów dodatkowych takich jak np. listy obecności. Jedynie czego obawiać się mogą osoby zajmujące się tworzeniem grafików to, że jest to nowe narzędzie dotąd nieznane, wymagające poznania.
